Política de privacidad

1. Identificación del responsable

En cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), le informamos que el responsable del tratamiento de sus datos personales es:

• Razón social: SmartupSoft SL
• CIF: B42781278
• Domicilio: Calle La Font Del Be núm. 4 P. 3 Pta. 3, 08970 Sant Joan Despí, Barcelona
• Email de contacto: contacto@smartupsoft.com
• Registro Mercantil: Barcelona, Tomo 47652, Folio 32, Hoja B-558326

2. Datos personales que recopilamos

FichaChat recopila y trata los siguientes datos personales en función del tipo de usuario:

Datos de empresas y administradores:

• Nombre de la empresa y CIF
• Nombre y apellidos del administrador
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono
• Datos de facturación

Datos de empleados:

• Nombre y apellidos
• Número de teléfono móvil
• Código de empleado (opcional)
• Registros de entrada y salida (fichajes)
• Historial de modificaciones de fichajes

3. Finalidad del tratamiento

Tratamos sus datos personales para las siguientes finalidades:

• Gestión del servicio: Prestar el servicio de control horario digital contratado.
• Cumplimiento legal: Permitir a la empresa cumplir la obligación de registro de jornada (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) y la normativa laboral aplicable.
• Comunicaciones: Enviar notificaciones relacionadas con el servicio (enlaces de fichaje, resúmenes mensuales).
• Facturación: Gestionar los pagos y emitir facturas.
• Inspección laboral: Facilitar el acceso a los registros horarios a la Inspección de Trabajo cuando sea requerido legalmente.
• Mejora del servicio: Analizar el uso del servicio de forma agregada para mejorarlo.

4. Base legal del tratamiento

La base legal para el tratamiento de sus datos personales es:

• Ejecución de contrato (Art. 6.1.b RGPD): El tratamiento es necesario para la prestación del servicio contratado.
• Obligación legal (Art. 6.1.c RGPD): El tratamiento es necesario para cumplir con el registro de jornada que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
• Interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD): Para la mejora del servicio y prevención de fraude.

5. Destinatarios de los datos

Sus datos personales no serán cedidos a terceros, salvo:

• Inspección de Trabajo: Cuando sea legalmente requerido conforme a la normativa laboral.
• Proveedores de servicios: Empresas que nos prestan servicios necesarios para el funcionamiento de la plataforma con contratos de encargado de tratamiento: alojamiento de la aplicación y la base de datos (Hetzner Online GmbH, Alemania), entrega de la web y el panel (Vercel Inc.), envío de WhatsApp y SMS (Twilio Inc.), envío de email (Mailgun, región UE) y facturación (Stripe).
• Obligación legal: Cuando sea requerido por autoridades judiciales o administrativas.

6. Transferencias internacionales

La base de datos con los registros se aloja en servidores en Alemania (Unión Europea). Algunos proveedores tienen sede en Estados Unidos (Twilio para el envío de WhatsApp y SMS, Vercel para la entrega de la web y el panel, Stripe para la facturación); las transferencias a estos proveedores se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o, en su defecto, en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

7. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante los siguientes plazos:

• Registros horarios: 4 años, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
• Datos de facturación: 6 años, conforme a la normativa fiscal.
• Datos de cuenta: Durante la vigencia del contrato y posteriormente durante los plazos legales de conservación.

Transcurridos estos plazos, los datos serán eliminados o anonimizados de forma irreversible.

8. Derechos del usuario

Conforme al RGPD, usted tiene los siguientes derechos:

• Acceso: Conocer qué datos personales tratamos sobre usted.
• Rectificación: Corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios.
• Limitación: Solicitar la limitación del tratamiento en determinadas circunstancias.
• Portabilidad: Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.

Para ejercer estos derechos, puede contactarnos en contacto@smartupsoft.com indicando su solicitud y adjuntando copia de su documento de identidad.

9. Seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger sus datos personales, incluyendo:

• Cifrado de datos en tránsito (HTTPS/TLS)
• Control de acceso basado en roles
• Auditoría completa de todas las modificaciones (trazabilidad)
• Copias de seguridad periódicas
• Monitorización continua de seguridad

10. Cookies

Esta web no usa cookies ni ningún identificador de seguimiento. Las estadísticas de visitas se obtienen con Umami, alojado por nosotros, que no guarda nada en tu navegador. La aplicación (app.fichachat.com) solo guarda en tu navegador lo imprescindible para mantener tu sesión iniciada.

11. Modificaciones

Nos reservamos el derecho de modificar esta política de privacidad para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales. En caso de cambios significativos, le notificaremos a través de la plataforma o por correo electrónico.

12. Autoridad de control

Si considera que el tratamiento de sus datos personales no es adecuado, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD):

• Web: www.aepd.es
• Dirección: C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid
• Teléfono: 901 100 099